Dans le cadre de vos obligations de vigilance LCB-FT, Primmo vous aide à constituer et vérifier les fiches de vigilance du dossier, à partir des pièces disponibles.
Générer les fiches de vigilance
Pour générer les fiches de vigilance, sélectionnez votre dossier : le menu « Formalités » s'active dès qu'un dossier est sélectionné. Ouvrez-le puis cliquez sur le bouton “Fiches de Vigilance”.
Quand votre dossier est lié à votre logiciel de rédaction d'actes, Primmo synchronise les intervenants avec vos fiches clients à l'ouverture du dossier. Si un intervenant n'apparaît pas, cliquez sur Synchroniser, en haut de la page Formalités, pour relancer la synchronisation.
Si un intervenant manque encore après Synchroniser, vérifiez que sa fiche client est bien rattachée au dossier dans votre logiciel de rédaction d'actes, puis cliquez de nouveau sur Synchroniser. S'il reste absent, contactez le support en précisant le nom du dossier et l'intervenant concerné : voir Demander de l'aide.
Sélectionnez les intervenants pour lesquels vous souhaitez générer la fiche de vigilance puis cliquez sur “Voir la fiche de vigilance”
Comment lire et modifier la fiche de vigilance
Primmo remplit la fiche de vigilance en utilisant les documents collectés par la fonctionalité de collecte de documents, et les documents dont vous avez demandé l’analyse. Les sections “Identité”, “PPE” et “Gel des Avoirs” sont remplies grâce à l’IA. Pour les autres sections, nous préparons la version négative - c’est-à-dire en partant du principe que les indicateurs sont au vert.
Un bug de synchronisation a pu décaler la date de naissance d'un intervenant d'un jour en moins dans la fiche de vigilance. Le correctif a été déployé, mais vérifiez la date de naissance avant de valider la fiche pour vous assurer qu'elle correspond bien à la pièce d'identité.
Un résultat semble incorrect
Les vérifications de vigilance s'appuient sur les fiches clients de votre logiciel de rédaction d'actes. La plupart des résultats inattendus viennent d'une information manquante ou erronée dans ces fiches.
Dow Jones signale une personne alors que les autres registres sont négatifs. La recherche peut remonter un homonyme. Quand la date de naissance est renseignée dans la fiche client, Primmo l'utilise pour filtrer les résultats : complétez-la si elle manque, puis relancez la collecte. Comparez ensuite la date de naissance du résultat avec celle de votre client.
Les bénéficiaires effectifs affichés ne sont pas ceux de la société. Ils sont recherchés à partir du numéro SIREN de la fiche client. Vérifiez ce numéro dans votre logiciel de rédaction d'actes, corrigez-le si besoin, puis cliquez sur Synchroniser et relancez la collecte.
La recherche d'un bénéficiaire effectif ne peut pas être lancée. Les recherches sur une personne demandent au minimum son nom et son prénom ; le BODACC demande aussi sa date de naissance et son code postal. Complétez ces informations, puis relancez la collecte.
La fiche de vigilance prépare votre analyse : la décision finale et la vérification des pièces restent les vôtres. Si un résultat vous paraît faux malgré des fiches clients complètes, contactez le support en précisant le nom du dossier et la personne concernée : voir Demander de l'aide.
Exporter les fiches de vigilance
Après avoir vérifié et corrigé les champs, si nécessaire, vous pouvez exporter vos fiches de vigilance vers votre logiciel de rédaction d’actes en cliquant sur le bouton “Exporter”.
ATTENTION: Votre logiciel de rédaction d’actes ne permet pas d’écraser vos documents depuis Primmo. Chaque export crée une nouvelle version du document sans écraser le précédent.
Ce que la fiche de vigilance ne couvre pas
La fiche de vigilance porte sur l’identité des intervenants, leur statut de personne politiquement exposée (PPE) et le gel des avoirs. Primmo ne consulte pas le casier judiciaire des vendeurs et ne propose pas de dépistage marchand de sommeil. Ce contrôle reste à effectuer par vos propres moyens en dehors de Primmo.