La synchronisation Outlook autorise Primmo à lire vos emails et votre calendrier Microsoft 365. Elle s'active en deux temps :
Une autorisation pour l'étude, donnée une seule fois par l'administrateur Microsoft 365 (consentement dit « administrateur »).
La liaison de votre boîte, faite ensuite par chaque utilisateur depuis Primmo dans Outlook.
Tant que l'étape 1 n'est pas faite, l'étape 2 n'est pas proposée.
La synchronisation fonctionne uniquement avec une boîte Exchange Online (Microsoft 365). Une boîte hébergée sur un serveur Exchange propre à l'étude (sur site) doit d'abord être migrée vers Exchange Online, et une boîte hébergée hors de Microsoft 365 (IMAP chez un hébergeur, Gmail) ne peut pas être synchronisée.
Connecté sur le web, mais pas synchronisé dans Outlook ?
Être connecté à Primmo sur le web n'active pas la synchronisation Outlook : ce sont deux connexions distinctes. La connexion web authentifie votre compte utilisateur, tandis que la synchronisation Outlook lie en plus votre boîte de messagerie et votre calendrier Microsoft 365, en suivant les deux étapes décrites plus bas dans cet article.
Si l'étape 1 et l'étape 2 sont toutes les deux faites et que la synchronisation reste en échec, contactez le support Primmo : voir la section en fin d'article.
Ce que la synchronisation apporte
Lecture, sur simple prompt, des pièces jointes de vos emails.
Propositions d'emails personnalisées (ton, signature, historique de la conversation).
Consultation de votre calendrier et proposition de créneaux (voir Gestion du calendrier).
Rangement automatique des emails dans les bons dossiers (voir Verser les emails et pièces jointes au dossier).
Étape 1 — Autoriser Primmo pour votre étude
Cette étape est réservée aux administrateurs de l'étude dans Primmo (notaire associé, super administrateur). Elle est proposée automatiquement lors de l'onboarding, et reste accessible à tout moment.
Ouvrez Paramètres → Connexions. Tant que l'autorisation n'est pas donnée, la carte Outlook affiche « La synchronisation Outlook n'est pas encore activée pour votre étude ».
Cliquez sur « Activer la synchronisation Outlook ».
Une fenêtre s'ouvre et prépare un lien d'activation Microsoft. Choisissez ensuite l'une des deux voies ci-dessous.
Une fois la demande envoyée ou l'autorisation donnée, cliquez sur « Continuer » pour fermer la fenêtre.
Voie 1 — Déléguer à votre gestionnaire de messagerie (cas le plus fréquent)
L'autorisation doit être donnée par la personne qui administre le Microsoft 365 de l'étude — le plus souvent votre prestataire informatique, pas vous.
Si votre étude utilise iNot et que Septeo gère votre Microsoft 365 :
Cliquez sur « Ouvrir un ticket Septeo » pour accéder à l'espace client Septeo.
Cliquez sur « Copier le message d'autorisation » : le lien d'activation et votre numéro CRPCEN sont copiés dans le presse-papiers.
Collez ce message dans votre ticket. Vous pouvez aussi joindre Septeo par téléphone au 04 67 15 44 44.
Pour les autres études :
Indiquez l'email de votre gestionnaire de messagerie. Pour une étude Fiducial, l'adresse du support Fiducial (
[email protected]) est préremplie.Cliquez sur « Envoyer la demande à mon gestionnaire » : votre client mail s'ouvre avec un message pré-rempli contenant le lien d'activation et votre numéro CRPCEN.
Envoyez l'email. Votre gestionnaire ouvre le lien, s'authentifie avec son compte administrateur Microsoft 365 et accepte les autorisations. Aucune autre action n'est requise de sa part.
Si votre client mail ne s'ouvre pas, copiez le lien d'activation avec l'icône « Copier le lien » placée à côté de « J'active moi-même », puis transmettez-le à votre gestionnaire depuis votre messagerie.
Le lien d'activation a une durée de validité d'une semaine. Si votre gestionnaire n'a pas eu le temps de l'ouvrir, rouvrez simplement la fenêtre pour générer un lien neuf.
Voie 2 — Vous êtes administrateur Microsoft 365
Cliquez sur « J'active moi-même » : Microsoft s'ouvre dans un nouvel onglet.
Connectez-vous avec votre compte administrateur Microsoft 365.
Acceptez les autorisations demandées par Primmo.
C'est fait : vous pouvez fermer la fenêtre Microsoft et revenir dans Primmo.
Étape 2 — Lier votre boîte Outlook
Chaque utilisateur lie ensuite sa propre boîte. Cette étape se fait depuis Primmo dans Outlook (le complément), pas depuis l'application web.
Trois points d'entrée mènent au même endroit :
La bannière « Liez votre compte Outlook » affichée dans le chat.
Le menu utilisateur → « Lier son compte Outlook ».
Paramètres → Connexions, carte Outlook.
Déroulé :
Vérifiez que vous êtes bien sur la boîte souhaitée avant de continuer : c'est la boîte affichée dans Outlook qui sera liée.
Cliquez sur « Lier mon compte Outlook ». Une fenêtre Microsoft s'ouvre.
Authentifiez-vous et acceptez les autorisations.
Le message « Synchronisation des emails activée avec succès ! » confirme la liaison, et la bannière disparaît.
Si vous fermez la fenêtre Microsoft sans vous authentifier, rien n'est perdu : relancez la liaison quand vous le souhaitez.
Vérifier l'état de la connexion
Ouvrez Paramètres → Connexions. La carte Outlook affiche un indicateur :
Connecté : vos emails sont synchronisés avec Primmo.
Déconnecté : la liaison est à refaire, cliquez sur Reconnecter le compte.
Erreur : la synchronisation des emails est en pause, cliquez sur Reconnecter le compte.
Indisponible : la vérification n'a pas abouti. Utilisez l'icône Actualiser pour relancer le contrôle.
Depuis cette même carte, vous pouvez également :
Synchroniser l'historique — importer vos emails des six derniers mois dans Primmo.
Déconnecter — interrompre la synchronisation et révoquer l'accès de Primmo à votre boîte. Vous pourrez reconnecter votre compte à tout moment depuis cet écran.
Synchroniser l'historique importe vos emails dans Primmo, mais ne les attache à aucun dossier. Pour associer un email (et ses pièces jointes) à un dossier, sélectionnez-le dans Outlook et utilisez Ajouter un e-mail (ou Attacher l'e-mail) : voir Verser les emails et pièces jointes au dossier.
Le statut Outlook et la reconnexion se gèrent depuis Primmo dans Outlook. Si vous ouvrez Primmo depuis le web ou depuis Word, la carte vous invite à passer par Outlook.
« La synchronisation Outlook n'est pas encore activée pour votre étude »
Ce message signifie que l'étape 1 n'est pas enregistrée côté Primmo.
Vous êtes administrateur de l'étude : cliquez sur « Vérifier l'activation ». Si votre gestionnaire a déjà donné l'autorisation Microsoft sans passer par notre lien, cette vérification la détecte et débloque la liaison immédiatement. Si elle échoue, reprenez l'étape 1 avec « Activer la synchronisation Outlook ».
Vous êtes collaborateur : demandez à votre notaire associé de l'activer depuis Paramètres → Connexions → Activer la synchronisation Outlook.
Dans la bannière du chat, le lien « Première activation ou problème ? » ouvre un canal de demande adapté à votre étude :
iNot : il ouvre l'espace client Septeo et copie un message d'autorisation contenant votre numéro CRPCEN. Vous pouvez aussi joindre Septeo par téléphone au 04 67 15 44 44.
Fiducial : il prépare un email pré-adressé au support Fiducial (
[email protected], 0825 12 01 02).Autres études : il copie un message d'autorisation à transmettre à votre responsable informatique.
Messages d'erreur à la liaison de votre boîte
« Votre boîte de réception Microsoft ne prend pas en charge la synchronisation en temps réel »
La boîte que vous avez liée n'est pas une boîte Exchange Online active : boîte inactive ou supprimée, boîte hébergée sur un serveur Exchange propre à l'étude (sur site), ou adresse qui n'est pas une boîte de messagerie. Deux vérifications :
Vous avez lié la bonne adresse. Une adresse de redirection (par exemple une adresse de la profession qui renvoie vers votre messagerie) n'est pas une boîte : déconnectez la carte Outlook dans Paramètres → Connexions, ouvrez la boîte de l'étude dans Outlook, puis relancez la liaison.
Votre boîte est hébergée sur Exchange Online. Demandez à votre responsable informatique de le vérifier dans le centre d'administration Microsoft 365. Une boîte hébergée sur un serveur sur site ne peut pas être synchronisée.
Message indiquant que la licence Microsoft 365 a expiré ou qu'Exchange Online est désactivé
Votre responsable informatique doit réactiver la licence Microsoft 365 ou Exchange Online de votre compte, puis vous relancez la liaison.
La fenêtre d'authentification Microsoft ne s'ouvre pas
Primmo affiche un message qui indique la cause :
« Le navigateur a bloqué la fenêtre d'authentification Microsoft » : autorisez les fenêtres surgissantes (pop-ups) pour Primmo, puis relancez l'activation.
« Une autre fenêtre Primmo est déjà ouverte » : fermez-la, puis relancez l'activation.
« Outlook a bloqué la fenêtre d'authentification Microsoft » : relancez l'activation et choisissez « Autoriser » lorsque Outlook le demande.
Un message avec un code (par exemple « code 12011 ») : suivez l'indication du message. Si le message revient, transmettez ce code au support Primmo (voir Demander de l'aide).
La carte Outlook affiche « Connexion Outlook interrompue »
Cliquez sur Reconnecter le compte sur la carte Outlook, dans Paramètres → Connexions depuis Primmo dans Outlook.
Quelles autorisations Primmo demande-t-il ?
Microsoft affiche la liste des autorisations avant que vous acceptiez. Primmo demande l'accès à vos emails, à votre calendrier et à votre profil (nom et adresse), ainsi que la possibilité de maintenir la connexion sans vous redemander de vous authentifier à chaque usage.
Primmo n'accède ni aux boîtes de vos confrères, ni aux dossiers Microsoft 365 de l'étude : le périmètre est celui de la boîte que vous avez liée, avec vos propres droits.
L'icône Primmo est grisée dans Outlook
Ce n'est pas un problème de synchronisation : selon votre version d'Outlook, le bouton Primmo n'est actif que lorsqu'un email est ouvert ou sélectionné. Voir Installer Primmo dans Outlook.
En cas de blocage après ces étapes, contactez le support Primmo en précisant votre numéro CRPCEN, votre version d'Outlook (bureau ou web) et le message affiché. Voir Demander de l'aide.