Primmo permet de demander un document à une ou plusieurs parties d'un dossier via un portail sécurisé. Le client dépose le fichier en ligne, sans échange par email.
Cette fonctionnalité est en cours de déploiement. Elle n'apparaît pas encore pour toutes les études.
Où trouver la demande de fichiers
Depuis un dossier, ouvrez le menu Formalités : un onglet Échanges s'ajoute aux onglets Collecte, Fiche de vigilance et Actes. Il affiche le suivi des demandes du dossier et le bouton Demander des fichiers.
Envoyer une demande
Cliquez sur Demander des fichiers dans l'onglet Échanges.
Cochez un ou plusieurs destinataires parmi les parties du dossier. Le nom est pré-rempli, mais vous devez saisir l'email et le mobile de chacun : une fiche partie du dossier ne porte pas ces coordonnées.
Choisissez le document demandé.
Si le dossier est connecté à votre logiciel de rédaction d'actes (iNot ou Fiducial), décidez si le fichier reçu doit y être versé automatiquement, et dans quel sous-classeur. Sur un dossier non connecté, cette étape n'apparaît pas.
Cliquez sur Envoyer la demande. Chaque destinataire reçoit un email avec un lien sécurisé.
Le mobile sert d'identifiant de connexion au portail : le destinataire reçoit un code par SMS. Un numéro de fixe français est refusé à la saisie. Un numéro peut être saisi au format national (
06 12 34 56 78) ou international (+32 470 12 34 56) ; Primmo le normalise automatiquement.
Ce que voit votre client
Le lien reçu ouvre un portail qui guide le destinataire à travers un parcours en plusieurs étapes, chacune conditionnant l'accès à la suivante :
Accès sécurisé : le destinataire saisit le code reçu par SMS, sur le numéro que vous avez renseigné lors de l'envoi. Il ne saisit ce numéro à aucun moment. Un bouton lui permet de demander le renvoi du code s'il ne l'a pas reçu.
Conditions d'utilisation : il doit les accepter avant de pouvoir déposer un fichier.
Dépôt du document : il téléverse le RIB demandé. S'il y a plusieurs documents demandés, il doit tous les déposer avant de continuer.
Vérification des informations : l'IBAN, le BIC et le titulaire sont extraits automatiquement du fichier déposé, et le destinataire vérifie et corrige ces informations si besoin avant de valider. Le portail accepte les IBAN étrangers : il valide l'IBAN selon la norme ISO 13616, et le BIC est facultatif.
Confirmation : un second code par SMS lui est envoyé pour valider la transmission des documents.
Reçu : une fois la transmission confirmée, un écran de confirmation retrulatif ds documendiqtraer état (le RIB al comme « va date tamponné » de fois vétrassage lui insmissionn à faire. Le RIB versé au dossier porte désormais un tampon attestant qui a certifié ces coordonnées bancaires, par SMS, et à quelle date.
Un lien rouvert ou une URL modifiée par le destinataire ne permet pas de sauter une étape ni de revoir un reçu pour une transmission qui n'a pas eu lieu : le portail le renvoie systématiquement à l'étape réellement en cours. Un destinataire qui rouvre son lien après avoir déjà transmis ses documents retombe directement sur ce même récapitulatif. Revenir en arrière dans le parcours, en revanche, reste possible.
Si l'accès au portail échoue
À l'ouverture du lien, le portail peut afficher un message différent selon la situation. Le renvoi de code SMS répété est lui aussi limité, pour éviter les abus.
Situation | Ce que voit le destinataire | Que faire |
|---|---|---|
Panne ou coupure réseau temporaire | Message de connexion impossible, avec un bouton Réessayer | Le destinataire réessaie ; si cela persiste, contactez le support. |
Lien expiré, révoqué ou invalide | Message de lien invalide ou expiré, sans bouton de nouvelle tentative | Renvoyez-lui une nouvelle demande depuis l'onglet Échanges. |
Page ouverte sans le jeton du lien (URL copiée-collée, ou lien ouvert dans un autre navigateur depuis une messagerie) | Invitation à rouvrir le lien reçu par email | Le lien d'origine reste valable : le destinataire doit le rouvrir depuis son email, sans en redemander un nouveau. |
Demande annulée depuis Primmo | Message signalant que la demande a été annulée | Aucune action côté client : envoyez une nouvelle demande si besoin. |
Suivre les demandes
L'onglet Échanges liste les demandes du dossier, les plus récentes en premier, avec pour chacune :
Colonne | Contenu |
|---|---|
Destinataires | Nom des personnes sollicitées (jusqu'à deux noms, puis "+N") |
Document | Le type de fichier demandé |
Date | Date d'envoi de la demande |
Reçus | Nombre de fichiers reçus sur le nombre attendu |
Statut | En attente, En cours, Complété ou Annulée |
Tant qu'une demande n'a pas le statut Annulée, un menu ⋮ sur sa ligne propose de l'annuler, après confirmation. Annuler coupe l'accès du destinataire au dépôt, mais conserve dans le dossier les fichiers déjà reçus.
Le détail par destinataire (téléchargement du fichier, relance, versement individuel) arrive dans une prochaine mise à jour ; cette page couvre pour l'instant la liste des demandes.
Ce qui n'est pas encore pris en charge
Le téléchargement et la relance individuels depuis la fiche d'une demande ne sont pas encore disponibles.
Pour demander une évolution sur ce point, passez par Demander de nouvelles fonctionnalités.